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Auslagern von Unternehmensbereichen an Cloud-Dienstleister

19. Februar 2014 von Redaktion in Allgemein, Beratung, Magazin mit 0 Kommentaren

outsourcing Auslagern von Unternehmensbereichen an Cloud DienstleisterJe größer ein Betrieb ist, desto aufwändiger gestaltet sich seine Verwaltung. Es ist bei frisch gegründeten, kleinen Firmen erfreulich, wenn sie binnen kurzer Zeit einen rasanten Aufstieg verzeichnen und in vielerlei Hinsicht expandieren.

Gerade solche Unternehmen wollen es aber häufig vermeiden, mehr Mitarbeiter für die Buchhaltung oder andere Bereiche einzustellen oder gar (wie es bei Großkonzernen üblich ist) eigene Abteilungen dafür einzurichten. Eine Möglichkeit ist es, Teile der Verwaltung auszulagern und von externen IT-Dienstleistern erledigen zu lassen.

Das Marktforschungsportal statista nahm die Zahlen vorheriger Jahre zum Anlass, um eine aktuelle Prognose der Ausgaben und Investitionen im Business-to-Business (B2B)-Bereich des Cloud Computing zu erstellen. Lagen diese Aufwendungen im Jahr 2011 bei etwa 920 Millionen Euro, überschritten sie bereits 2012 mit über 1.400 Millionen die Milliardengrenze deutlich. Ausgehend von dieser Steigerung prognostizieren die Marktforscher einen massiven Anstieg des Investitionsvolumens. So soll es 2017 bereits bei knapp elf Milliarden Euro liegen.

Welche Arten von Unternehmen wählen Cloud-Lösungen?

In Anbetracht dieser Zahlen erwägen viele Firmen, insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), wichtige Teile ihrer Verwaltungsstruktur wie etwa die Buchhaltung oder Teile davon auszulagern.

Große Unternehmen zögern weniger und nutzen die Services häufiger. Dabei wäre es grundsätzlich falsch, Cloud-Services auf eine Branche zu beschränken. Traditionell sind Unternehmen aus der IT-Branche weniger skeptisch als andere.

Die dynamischen Cloud-Dienstleister können jedoch auf sehr viele Unternehmensstrukturen reagieren, was die Nutzung der Services für Selbstständige, Freiberufler, KMU genauso sinnvoll macht wie für global players.

Tipps zur Auslagerung von Firmenbereichen an IT-Dienstleister

Ganz gleich, welcher Teil der Firmenstruktur ausgelagert wird, interessierte Betriebe sollten einiges beachten. Zunächst sollten die Cloud-Dienstleister die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) einhalten. Diese wurden zu den Grundsätzen DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) weiterentwickelt.

Ein entscheidendes Feld der Buchhaltung jeder Firma ist die Fakturierung. Es geht dabei um die eingehenden Einnahmen eines Betriebes. Somit ist klar, dass in diesem Bereich termingerecht präzise und verlässliche Berechnungen erbracht werden müssen. Die Fakturierung beinhaltet die Rechnungsstellung und das Mahnwesen. Daher müssen einem Cloud-Service sensible Kundendaten übergeben werden. Dieser muss für die Sicherheit des Datentransfers und der Datenspeicherung eine 100-prozentige Sicherheit garantieren – ansonsten ist klar von der Auslagerung abzuraten.

Besonders in Zeiten des millionenfachen Datenraubs und der NSA-Spähaffäre, welche weltweit Kreise zieht, sind viele Verantwortliche skeptisch. Darauf haben SaaS-Dienstleister reagiert. Spezialisierte Unternehmen bieten beispielsweise Software zur Abo-Abrechnung an. Diese automatisiert und organisiert nicht nur die recurring billings (wiederkehrenden Zahlungen), sondern wird in das Produkt der Auftraggeber integriert und versendet Rechnungen und Mahnungen per Post oder E-Mail (pdf-Format). Darüber hinaus bietet dieser Software-Service auch die erwähnte Sicherheit, da die Daten in zertifizierten Rechenzentren (beispielsweise nach ISO/IEC-27001) gelagert sind, durch 24-Stunden-Monitoring überwacht werden und speziell geschützte Internetverbindungen genutzt werden.

Wie erwähnt sollten gerade in diesem Bereich der Buchhaltung keinerlei rechnerische Fehler passieren. Gelingt dies, sind die Einnahmen der Auftraggeber und die Zufriedenheit der Kunden aufgrund der korrekten Abwicklung gesichert. Jedoch können auch andere Bereiche der Buchhaltung ausgelagert werden. Die ungeliebten Vorarbeiten zur Steuererklärung, die bei kleinen Betrieben die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) fordert, bei größeren die sogenannte doppelte Buchführung, werden auch immer häufiger von Cloud-Diensten übernommen. Die Anlagenverwaltung bietet ein weiteres Tätigkeitsfeld der Cloud-Anbieter im Bereich der Buchhaltung.

Für die Kundenverwaltung werden ebenfalls Customer Relationship Management (CRM)-Programme eingesetzt. Auch hier sind die sensiblen Kundendaten das eigentliche Kapital der Firma, daher sind Spezialisten im CRM-Bereich auf ein sehr wichtiges Firmenziel im Allgemeinen ausgerichtet: die Kundenzufriedenheit. Die Archivierung aller Kundendaten und der Kontakthistorie, die sich durch

  • Telefongespräche
  • E-Mails
  • persönliche Treffen
  • Briefen
  • Postings

manifestiert, nutzen solche Anwendungen, um strategische Planungen der Firmenzukunft zu erleichtern. Auswertungen können zu neuen Kontaktanbahnungen, beispielsweise durch Kampagnen, Einzelbriefe, Serienbriefe, Newsletter und Saisongrüße, führen. Letztlich wird so der Umsatz der Firma gesteigert, da alle Verkaufsmöglichkeiten ausgeschöpft werden.

Neben diesen detailliert ausgeführten Beispielen bieten andere Problemstellungen wie Supply Chain Management/ Logistik, Marketing und weitere, diversifizierbare Firmenbereiche die Chance für Cloud-Anbieter, Unternehmen durch ihre Leistungen zu überzeugen.

Abschließende Bemerkung

Mittlerweile gibt es in Deutschland viele IT-Dienstleister, die Unternehmen bei der Verwaltung, der Buchhaltung, der Kundenpflege oder anderen wichtigen Aufgaben unterstützen. Zumeist können Interessenten ein Cloud-Angebot einen Monat lang kostenlos testen, bevor sie sich entscheiden.

Nach einer vernünftigen Kalkulation der Kosten könnten sich mittlerweile Betriebe jeder Größenordnung und fast jeder Branche der Hilfe der IT-Dienstleister bedienen – und so mehr Zeit (und eventuell Energie) für ihr jeweiliges Kerngeschäft aufbringen. Mittel- und langfristig können vernünftig genutzte Cloud-Services auch den Umsatz eines Unternehmens signifikant steigern.

Bilderquelle: © Michael Brown_Fotolia_#54455532

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