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Mit Checklisten Zeit sparen und Nerven schonen – Wie funktioniert das?

30. November 2011 von Gruendung2000 in Lexikon mit 0 Kommentaren

consultation 300x200 Mit Checklisten Zeit sparen und Nerven schonen   Wie funktioniert das?Checklisten machen das Leben in vielen Bereichen leichter und somit auch in dem unternehmerischen Bereich. Sie helfen den Verantwortlichen bei der Organisation und tragen einer hohen Zeitersparnis bei, weil Aufgaben nicht doppelt erledigt werden sowie nicht vergessen werden. Der Begriff Checkliste wurde durch die Piloten geprägt, weil diese Funktionen „ckecken“ damit nichts in Vergessenheit gerät. Nicht immer hat das Vergessen einer Aufgabe so schwerwiegende Folgen wie in einem Flugzeug, aber trotzdem helfen Checklisten einem Unternehmen oder Einzelunternehmern bei der strukturierten und effektiven Arbeit.

Die Vorteile von Checklisten

Mit Checklisten werden Arbeitsvorgänge strukturiert sowie kontrolliert. Somit werden keine Aufgaben vergessen, die andernfalls unter Zeitdruck erledigt werden müssen oder weitreichende Auswirkungen haben. Mit Checklisten werden Aufgaben zudem delegierbar, weil sich die zu bearbeitende Person anhand der Checkliste in den Arbeitsvorgang hineindenken kann. Checklisten informieren nicht nur über bevorstehende Aufgaben, sondern machen erledigte Aufgaben ebenfalls ersichtlich. Der Arbeitsvorgang wird somit dokumentiert und steigern die Effizienz der Arbeit, weil keine Aufgaben doppelt erledigt werden. Eng verbunden mit der Effizienz sind Kosten. Diese werden bei einem effizienten Arbeiten eingespart und können an wichtigeren Stellen eingesetzt werden.

Einsatzbereich von Checklisten

Checklisten kommen nicht nur bei dem Abhacken von erledigten Aufgaben zum Einsatz, sondern können auch weitere Vorteile mit sich bringen. Arbeite, die wiederholt anfallen oder sogar in den meisten Fällen falsch erledigt werden, können mit Checklisten festgehalten werden. Somit wird der gesamte Arbeitsprozess über eine Checkliste kontrolliert. Der Mitarbeiter kann über eine Checkliste jeden Schritt nachvollziehen und seine Arbeit zur vollsten Zufriedenheit erledigen. Außerdem kann die Checkliste wichtige Informationen und Hinweise beinhalten, die es zu beachten gilt. Somit bieten sich Checklisten nicht nur für bestehende Mitarbeiter, sondern auch für neue Mitarbeiter an. Unternehmen, die regelmäßig Personen in ein Arbeitsgebiet einweisen müssen, erleichtern sich die Arbeit mit Checklisten. Dies ist beispielsweise in Firmen der Fall, die häufig mit Praktikanten arbeiten. Somit können sich die neuen Praktikanten anhand einer Checkliste über die wichtigsten Grundlagen informieren und erhalten konkrete Arbeitsanweisungen. Diese können jederzeit nachgelesen werden und müssen nicht speziell von jedem Praktikanten erneut notiert werden und ständige Nachfragen bei einem anderen Mitarbeiter werden somit ebenfalls umgangen. Außerdem dienen Checklisten bei sich wiederholenden Veranstaltungen. Soll beispielsweise eine Schulung oder eine Veranstaltung organisiert werden, die erneut veranstaltet wird, muss lediglich bei der ersten Organisation eine Checkliste erstellt werden. Bei den nächsten Veranstaltungen oder Schulungen ist diese bereits fertig und muss an einem Ort aufbewahrt werden, an dem sie bei dem nächsten Einsatz gefunden wird. Zudem helfen Checklisten nicht nur bei der Verteilung von Arbeitsanweisungen, sondern auch bei der Kontrolle der verrichteten Arbeit. Arbeiten, die häufig kontrolliert werden müssen, werden mit einer Checkliste innerhalb kürzester Zeit abgenommen. Hierbei rentiert sich erneut die Zeitersparnis für das Unternehmen.

Das Erstellen einer Checkliste

Eine Checkliste muss lediglich einmal erstellt werden, damit jeder Mitarbeiter auf diese zurückgreifen kann. Das Erstellen einer Checkliste beginnt mit dem Anlegen einer Vorlage. Dank dieser Vorlage werden alle weiteren Checklisten in dem gleichen Layout erstellt. Im Internet befinden sich bereits unzählige Checklisten zu den verschiedensten Themen. Ein Blick auf diese vorgefertigten Listen liefert eine gute Inspirierung für die eigene. Im Anschluss werden die Informationen gesammelt, die auf der Checkliste erscheinen sollen. Dabei werden zunächst die eigenen Einfälle zusammengetragen und im Anschluss die der Kollegen. Nach dem Sammeln der Informationen werden diese strukturiert und entsprechend der Reihenfolge sortiert. Im Anschluss durchläuft die Checkliste einen Testlauf. Hat sich diese bewährt, wird sie an einem Ort abgelegt, wo sie jederzeit erneut auffindbar ist.

 

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