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Ordnungssysteme für Büro und Lager

13. Juni 2016 von Redaktion in Magazin, Technik mit 0 Kommentaren

Hier ein Stapel Eingangspost, dort eine Hülle mit unzähligen Klebezetteln und dort die Auftragsmappe, die jeden Moment überzuquillen droht. Was wie eine vermeintliche Übertreibung anmutet, ist doch in vielen Kleinbetrieben die Realität. Warum? Weil die E-Mail eines potentiellen Kunden schnell die guten Vorsätze zunichte macht, alles immer gleich sofort beiseite zu räumen. Langfristig jedoch ist das Such-Prinzip weder im Büro noch mit Blick auf ein wachsendes Produktportfolio zielführend. Inwiefern eine professionellen Etikettenlösung helfen kann, Ordnung in Büro und Lager zu halten, soll dieser Ratgeber zeigen.

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Chaos auf dem Schreibtisch kann langfristig zum Todesurteil eines Unternehmens werden, denn so ist kaum ein konzentriertse Arbeiten möglich.

Das Stapelprinzip ist sicherlich für all diejenigen nachvollziehbar, die sich gerade im Aufbau eines Betriebs befinden und Chef, Mitarbeiter, Sachbearbeiter, Buchhalter und Einkäufer in einem sind. Doch wer diese Rollen in ein sinnvolles Ablagesystem zu gießen versteht, kann auch im Geschäftsleben den Spagat schaffen. Bei der Ablage gilt dieses ungeschriebene Gesetz: Was in die Box kommt, bleibt auch dort, was im offenen Körbchen liegt, heftet sich ans schlechte Gewissen und vermag von dort aus auch täglich daran zu erinnern, das hier noch etwas zu tun ist. Deswegen empfiehlt es sich mit Blick auf die Praxis, die Rollen, die gespielt werden, in verschiedene Ablageformen zu bringen. Ordnung zu halten ist nicht nur wichtig, um rasch wichtige Unterlagen wiederfinden zu können, sondern Ordnung zu halten, motiviert auch zu einem spendablen, aber gesunden Lebensstil, wie dieser Beitrag zeigt.

Farben können Ordnungssysteme unterstützen

Ein praktisches Beispiel für die eingangs erwähnte Variante könnte also so aussehen: Alle eingehenden Rechnungen, die automatisch abgebucht werden, wandern in die blaue Box. Dabei handelt es sich um eine Schubladenbox, die verschlossen ist und damit auch bedeutet: Hiermit muss nur noch Ablage betrieben werden.
Oben auf steht die blaue Ablage, die offen ist und in der alle Rechnungen gesammelt werden, die aktiv beglichen werden müssen. Ist die Überweisung raus, kann auch diese Rechnung in die blaue Box. Einmal im Monat wird die blaue Box geleert. Die Abbuchungen werden überprüft und die Unterlagen werden final in den blauen Ordner abgeheftet (oder kommen alternativ in den Buchhaltungsordner, der einmal im Monat zum Buchhalter oder Steuerberater gebracht wird).

ordnungssysteme mit farben 600x648 Ordnungssysteme für Büro und Lager

Da die Farbskala viele weitere, gängige Töne umfasst, gibt es folgerichtig auch diverse Möglichkeiten, Angebote, die zu schreiben sind, in eine offene, rote Ablage zu legen, Angebote, die nachgefasst werden müssen, in eine zweite, offene rote Ablage zu legen und vielleicht Anregungen, Tipps und Ideen, wie sich punktgenaue Offerten ausarbeiten lassen, in die rote Box. Spätestens bei der zweiten roten Ablage hat sich sicherlich bei so manchem die Stirn in Falten gelegt, denn nun wird’s mit der Unterscheidung durchaus schwer. Doch auch in diesem Zusammenhang gibt es einen wertvollen Tipp, der da lautet:

Sinnhaft und ordentlich beschriftet, ist halb sortiert. Nur allzu gern wird zu diesem Zeitpunkt der DYMO-Etikettendrucker aus dem Regal geholt, denn dieser lässt den Beschriftungsaufwand schnell und einfach von der Hand gehen.

Etikettierungen ermöglichen auch eine bessere Übersicht über die Produktpalette

Wer dann sein Büro mit einem gut durchdachten Ablagesystem benutzerfreundlich eingerichtet hat, möchte und muss sich langfristig eine Möglichkeit überlegen, auch Ordnung in die Produkte und Waren zu bekommen. Insbesondere, wenn diese nicht im Office zu koordinieren sind, sondern im Lager oder auf dem Weg zum Kunden im Blick gehalten werden müssen, ist das wichtig.

Auch an dieser Stelle kann eine automatisiert erstellte Etikettierung einen erheblichen Vorteil bieten. Warum? Der Gründer kann seine Produkte auch dann verfolgen, wenn sie von der Produktionsstätte aus in Umlauf gebracht werden. In der Praxis erfolgt die Auszeichnung dann mit einem Strichcode-Etikett. Es nimmt von jedem Produkt sowohl seine spezifischen Produkteigenschaften, den Standort, den Bestimmungsort, das Datum und andere Kerndaten auf. Floriert das Unternehmen derart, dass Lagerbestände angeschafft werden, können die Strichcodes mithilfe von Barcodescannern schnell eingelesen werden. So lassen sich die Standortdaten von Produkten erfassen und EDV-technisch auslesen. Das ermöglicht dem Unternehmer den Überblick über seine Produkte zu behalten. Laufen Büro und Lagerverwaltung rund, können sich Unternehmer hier über weitere nützliche Tools informieren, durch die andere Teilbereiche optimiert werden können.

Abbildung 1: pixabay.com © johannesbayer0 (CC0 Public Domain)

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